Prozessmanagement

Prozessmanagement


Wissen Sie eigentlich, was Sie tun?


Problem

Sie merken vielleicht, dass Ihnen Ihr Unternehmen oder Unternehmensbereich entglitten ist und Sie haben das Gefühl, dass es nicht ganz rund läuft oder Ressourcen verschwendet werden, können sich aber kein rechtes Bild machen? Ihre Organisation ist im reaktiven Modus und Sie können nicht proaktiv agieren, um Probleme und Verbesserungspotentiale zu erkennen und zu realisieren.

Im Grunde fehlt Ihnen die nötige Transparenz und somit auch die Kontrolle.

Bereits in kleinen und mittleren Unternehmen wird eine Vielzahl komplexer Abläufe regelmäßig durchlaufen, nur leider sind diese oft kaum dokumentiert. Die Geschäftsführung weiß nicht, was im Detail gemacht wird und Verantwortlichkeiten sind nicht klar abgegrenzt. Selbst die ausführenden Mitarbeiter wissen oft nicht, weshalb Sie manche Dinge tun („wurde mir damals so gesagt“) und zwei Mitarbeiter haben individuelle Ansätze, um die gleiche Aufgabe zu erledigen.

Dies hat die Konsequenzen, dass Sie nicht kalkulieren können, welche Kosten einzelne Prozesse erzeugen, Mitarbeiter bei Ausfällen nur schwer oder gar nicht ersetzbar sind, die Qualität der Arbeitsergebnisse und Durchlaufzeiten stark personenabhängig sind und Arbeiten (meist unwissentlich) doppelt und dreifach ausgeführt werden. In solchen Fällen ist eine Organisation weniger geführt sondern eher selbstorganisierend. Diese ist typisch für Unternehmen, die schnell gewachsen sind und bei denen die Zeit zur Strukturierung gefehlt hat.


Lösung  


Prozessmanagement bietet einen Weg heraus aus dieser Situation.

Ich unterstütze Sie bei der Analyse und Dokumentation bestehender Geschäftsprozesse, identifiziere Verbesserungspotentiale, erarbeite Änderungsvorschläge und helfe Ihnen, die gewünschten Änderungen nachhaltig umzusetzen. 

Vorgehen

Zuerst Sie erklären mir Ihr Business und Sie legen fest, welche Prozesse und Unternehmensbereiche analysiert werden sollen (Scoping) und welche Ziele Sie erreichen möchten. Danach legen wir einen Fahrplan fest und klären, was in welcher Reihenfolge gemacht werden soll. Dabei gibt es viel Gestaltungsspielraum – vom organisationsübergreifendem Top-Down-Ansatz über iterative vertikale Drill-Downs in einzelne Prozesse oder gar Prozessphasen bis hin zu kombinierten Ansätzen.

Sinnvoll ist meistens eine High-Level-Ist-Aufnahme der bestehenden Prozesse. Hierzu wende ich Techniken aus dem Requirements und Usability Engineering an, wobei ich mit den schnellen und günstigen Methoden beginne und dann sukzessive tiefer in einzelne Bereiche vordringe.

Konkret schaue ich mir zuerst an, was Sie an Dokumentation haben, um eine Gesamtübersicht über Ihre Prozesslandschaft zu bekommen und möglichst viel Dokumentation wieder zu verwenden. Sollte diese nicht vorhanden sein, erarbeite ich in Workshops mit der obersten Managementeben eine Prozesslandkarte.

Bei der vertikalen Analyse von Prozessen nutze ich wieder Dokumentenreviews, befrage Ihre Mitarbeiter und führe systematische Beobachtungen am Arbeitsort durch (kontextuelle Interviews). Oft ist es sinnvoll mit den Prozessen zu beginnen, bei denen es Schnittstellen zu Kunden gibt oder die besonders kostenintensiv sind. Dabei gehe ich sehr kritisch vor und hinterfrage die grundsätzliche Notwendigkeit einer jeden Tätigkeit sowie die Weise ihrer Ausführung, um erste Verbesserungspotentiale zu identifizieren. . Auch frage ich aktiv nach aktuellen Problemen und Lösungsvorschlägen. Als Außenstehender bin ich neutral und objektiv, so vermeiden Sie, betriebsblind zu handeln und dass sich Eigeninteressen Einzelner durchsetzen.

Anschließend lasse ich die erstellte Dokumentation und die Verbesserungspotentiale von Ihren Mitarbeitern gegenprüfen. Die frühzeitige Einbindung vieler Stakeholder von Anfang an, ist besonders für spätere Umstellungen von großer Bedeutung, damit diese später nicht boykottiert sondern von allen mitgetragen werden.

Aus der Ist-Analyse erarbeite ich mögliche Änderungsstrategien und Maßnahmenpakete, die dann mit dem Ihnen diskutiert und abgesprochen werden. Ziel ist es hierbei schlanke und schnelle Prozesse zu etablieren, die immer qualitativ hochwertige Ergebnisse liefern. Hierzu können unnötige Prozessschritte eliminiert, manuelle Schritte durch Hard- und Softwareunterstützung teilweise oder gänzlich automatisiert und Arbeitsanweisungen detailliert dokumentiert oder sogar erzwungen werden, um gleichbleibende Qualität zu gewährleisten. Weiterhin können Kennzahlen und Messpunkte festgelegt werden, um ein Controlling zu ermöglichen.

Ich unterstütze Sie ebenfalls beim Change Management, helfe Ihnen die richtige Hard- und Software auszuwählen und zu implementieren, Mitarbeiterschulungen und Coachings durchzuführen und die Wirksamkeit der Maßnahmen zu messen.

Nutzen

Eine klare Dokumentation mit standardisierten Methoden und Tools verschafft Ihnen die notwendige Transparenz. Durch leicht verständliche und grafisch unterstütze Darstellungen Ihrer Prozesse können Sie einen ganzheitliches Verständnis Ihres Unternehmens bekommen, Zusammenhänge schnell erkennen, leichter Chancen identifizieren und sich mit anderen dazu austauschen.

Im Vordergrund steht die Erreichung Ihrer Unternehmensziele durch
  • Kostenreduktion
  • Effizienzsteigerung
  • Qualitätssteigerung
  • Risikominimierung
  • Verbesserte Zusammenarbeit durch Transparenz und klar abgegrenzte Verantwortlichkeiten
  • Erfüllung von Dokumentationspflichten
  • Schnellere Einarbeitung neuer Mitarbeiter
  • Größere Flexibilität Ihrer Organisation
  • Bewahrung und Nutzbarmachung von Expertenwissen
  • Methoden

    Für die Prozessdokumentation nutze ich state-of-the-art Modellierungssprachen wie BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation), UML 2.5 (Unified Modeling Language), Omega (Objektorientierte Methode zur Geschäftsprozessmodellierung und -analyse) oder EPK (Ereignisgesteuerte Prozessketten) und Techniken wie RACI (Responsible, Accountable, Consulted und Informed), Prozessregister (Tabellen mit Prozessnamen und Zuordnungen zu Abteilungen/genutzten Werkzeugen/Bearbeitungszeiten/Häufigkeiten…). Für die Analyse nutze ich branchenspezifische Kennzahlen (KPIs), dies können z.B. Bearbeitungszeiten, Personalkosten, Stornoquoten, Kundenzufriedenheit u.v.m. sein.

    Die Nutzung von Best-Practices hat den Vorteil, das neue Mitarbeiter aber auch externe Auditoren oder Berater sich schnell wiederfinden und der Interpretationsspielraum reduziert wird. Mit den erzeugten Dokumenten wird außerdem eine Zertifizierungen (z.B. nach ISO 9001) mit wenig Mehraufwand möglich.

    Tools

    Ich habe Erfahrung mit Microsoft Visio, BOC Adonis, Omnigraffle zur Prozessmodellierung und nutze ergänzend die üblichen Microsoft Office-Tools wie MS Excel und MS Word. Wenn Sie spezielle Werkzeuge verwenden, nutze ich selbstverständlich auch gerne diese. Wichtig ist hierbei, dass Ihre Mitarbeiter möglichst wenig neues Erlernen müssen.